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医疗信息化项目的实施文档,你真的了解吗?

发布时间:2023-01-17 来源:筱筱创新工作室 浏览量: 字号:【加大】【减小】 手机上观看

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(一)应急救援的项目

笔者前一阵子时间阳了,后来应急援一个项目,某医院信息项目的实施已经完成了所有前期的项目准备工作,但就在这节骨眼上,原来的项目经理与领导理念不合离职了,留了一大摊子的事情需要收拾。信息系统项目实施中一大忌讳就是临阵换将,因为这个事情已经把项目的进度给延迟了,全院上下也处于极度不满意当中,但这还不是最要命的,最让我头疼的是:这个项目没有一份经得起推敲的文档,不但没有详细的实施计划,没有清晰的业务调研报告,也没有前期的业务解决方案,更没提在项目实施过程中涉及到的项目风险登记册、项目会议纪要、项目需求列表等更详细的实施文档记录了。

(二)案例分析

在过去的许多年里,信息系统项目实施基本上就是“作坊式”的实施,基本上没有章法,实施信息工程师想怎么做就怎么做,所有的知识都在脑袋里,项目做完以后,除了长了点工程师的个人经验,对于医院和公司而言,什么也没有留下。
这种“作坊式”实施经过几年的项目管理理论指导,信息系统软件厂商都开始注重项目实施方法论的建设,也开始强调项目实施过程中的“关键成果与里程碑检查”,项目实施文档就成了“必需品”,也提出了“项目实施文档一个不能少”的口号,算是解决了项目实施文档从无到有的过程。但面临的是一个新问题,那就是项目实施文档的质量问题。
许多企业在构建了项目实施方法论之后,都会有一个实施模板,模板这个东西呢,原本是想让实施工程师提高项目实施的效率,因为可以不用思考文档的结构了。还是拿业务解决方案来说,第一步先讲业务背景,第二步画个业务流程图,第三步做个流程说明,第四步做个 当前流程问题解析,第五步做个建议方案(可能会有方案--、二、三),第六步再做个方案对比和建议,一个方案基本就算出来了。但实施信息工程师有了这样的模板之后,就突然不会思考了,为什么这么说呢?“人都是有惰性的”,这句话你不得不承认吧。那好,因为所有文档的结构都一样的,再看看内容,好像大多数医院的业务场景也差不多。找三个历史项目的业务解决方案出来, 参照着Copy, 一个方案就可以快速出炉, 修整一下就可以给医院使用了。

这样的业务解决方案,从某个业务场景和要点来看,好像很有道理。但从整体业务解决方案来看,前后业务场景脱节,甚至出现矛盾;或者是医院的重要业务需求漏掉了,压根没有体现出来;还有就是对着某个业务场景仔细一琢磨,才发现医院的业务现状根本不是这么一回事,医院想要实现的目标也不靠谱,结果业务解决方案就这么被套成了“摆设”,医院就只是当成了参考资料来用,根本没有起到与医院明确项目范围、目标实现方法的作用。
接下的事情就会让这个项目非常惨了。因为前期的业务解决方案医院根本没有怎么进行确认,或者即便让医院确认了,也是“摆设”,医院可以在你做方案的时候听你摆布,听你一通忽悠,把方案给签了;但到了上线的时候,医院可就“秋后算账”了,一会看到这个流程跟自己的业务不相符,一会看那个功能在系统中没有提供,再看看业务流程设置得挺完美,但就是在医院这里用不起来,因为还有人家的特殊情况呢。项目到了这个时候,要让医院把系统用起来,怎么办?改吧,要不软件改配置,要不医院改流程,甚至要求改软件,一直改到双方都受不了这个折磨了,那行,大家都退一步,将就着用吧,这个系统就这样推上线了,到了最后这个系统的应用效果如何呢?基本上是实施信息工程师一撤,系统基本就废了,成了真正的“摆设”。
上述场景绝非笔者危言耸听, 信息系统项目的失败会有许多种“死法”, 但这种“死法”医院真的是很冤。那我们应该如何来解决信息系统项目实施过程中的文档质量问题呢?这还得对我们的项目实施文档作一个解析。

(三)项目实施文档

在医疗信息项目实施过程中用来记录、描述、展示实施工作过程所生产的文档, 或者是对项目活动结果的描述、规定或报告。从上述定义中可以看出, 医疗信息项目实施文档可以分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目实施工作交付产物的一个组成部分,是项目实施过程中的必备文档。而过程文档记录了项目实施过程中的各类信息,是项目实施人员或是公司管理层进行决策的重要依据,也是实施过程中非常宝贵的资产。
项目实施文档有什么作用?
(1)文档能提高实施过程的能见度:实施成员用一定时间编制、整理实施文档,可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题,从而减少差错,提高项目实施质量。
(2)文档能规范实施问题的处理:项目实施过程中难免会出现问题,但问题产生的原因是什么?是谁的责任?应该由谁来解决?是否已经得到有效解决?这一切都依赖于良好的项目实施文档进行追踪。
(3)便于项目成员之间的交流与合作:描述清楚、完备的文档便于团队成员了解实施过程中的各项指标,为企业领导与实施团队之间架起的一座桥梁。同时,当项目有新成员进入, 或者是有新人接手时, 医疗信息项目实施文档可以承担起指导新成员快速工作的作用,而不是只能通过询问原来的成员来找到答案。
(4)实施文档是人员经验提升的最好途径:对于医疗信息项目实施工程师来说, 善于学习与总结,才是职业生涯不断进步的基础。专业的实施文档能够体现一个实施工程师的学习与总结能力, 也是体现一个医疗信息项目实施团队管理水平的重要标志。
(5)有利于项目实施的监控作用:项目的阶段性成果是以文档形式体现的,人们熟知的一句话“项目的运作在一定程度上是由文档驱动的”是有道理的。从文档的角度来看, 医疗信息项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。
大家都认识到了项目文档在项目实施过程中是非常重要的,所以目前的医疗信息项目实施工程师都会把文档一个不少地整理好,但实施工程师在实际构建项目实施文档的过程中,通常用了最快捷的方式--复制,但就是这个复制过程,实施工程师并没有掌握好如何进行复制,其实实施过程中的模板只是提供了一个文档结构而已,实施工程师只需要按照这个结构,将主要精力放到思考医院问题上来,类似于在一定的文档结构下做“填空题”,而不需要重新进行文档组织工作,写一份全新的文档。同时,实施工程师可以参考历史项目实施的文档,但不能照搬,每一个项目都有其特殊性与个性,如果没有在相应的项目实施成果中显示这个特性,那我们也就不需要另外再做一次项目,也就没有所谓的项目实施过程了。
所以,有了项目实施模板和实施案例文档,实施工程师可以不用思考如何构建文档格式;
但一定要更贴近医院进行思考,思考这个医院的具体业务,以及我们如何解决问题,这才是工程师的核心价值所在。

(四)构建项目实施文档体系

在项目实施过程中,列出可供参考的文档模板、必须由医院签署的项目成果文档、可选使用的过程文档、相应文档的使用方法、文档是否受控等,得到项目实施文档的清单:基于项目的过程文档和关键成果。
参考架构:

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