根据医院结合自身情况，结合《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规和实施条例，制定出适合本医院发展的医院合同管理制度和组织管理体系。

1. 明确职责与分工

建立明确的审批流程来确保合同条款科学、合理，避免因合同条款中的漏洞而产生的经济、法律风险。医院后勤部门（科室）、归口管理部门（后勤）、财务部门、采购部门、法务部门、分管院领导（或总会计师）共同参与，有条件的情况下，可聘请专业法律人员参与合同审核和纠纷管理。

2. 规范合同签署的前置条件

制定合同管理制度的时候要明确合同签署和公章的管理规定，合同签署盖章前需有相关的集体联签、会议纪要、审批记录等决策性文件和支撑性材料。

3. 建立合同履行管理的相关制度

把合同履行责任明确到具体执行部门及主要人员，并且将合同条款的执行情况与医院的考核体系相结合，利用体系化的力量促进合同管理质量的提升。

1. 合同拟定的流程应当前置

在项目招标之前就要由财务部门、后勤部门、法务部门共同研讨项目招标文件的可行性以及相应的合同文件主要条款的合理性。审核重点是双方的权责等核心条款以及可能在中标后签订合同时有争议的条款，并提前将其写入招标文件中。

以往，后勤服务社会化服务合同的起草往往由中标服务商完成，因服务商对技术条款比较熟悉，具备现成的模板，可以节省医院的时间成本，但服务商起草的合同条款也有可能隐藏对医院不利的内容，因此医院应该要严格把关或采用医院自行拟定的模板。

合同起草完毕后应按医院合同审批流程进行层层把关，例如：医院后勤部门对合同全部条款进行审核把关；医院聘请的专业法律顾问从法律层面对合同条款进行风险审核，降低法律风险的同时避免出现不利于医院的条款；医院审计部门从审计角度出发对合同进行执行前的内部审核；财务部门针对合同中的结算方式、付款方式等经济条款进行审批等。在整个审核过程结束后，由后勤业务部门结合审核部门提出的意见或建议，对合同进一步完善、沟通和确认。最后，由后勤分管的副院长、院长进行最终审批。

2. 招标完成后的订立合同阶段查漏补缺

医院招标完成后，在合同订立阶段要进行查漏补缺，通过进行逐级修订、审核、审批，减少风险。一是审核服务方的资信与履约能力，重点包括合同条款符合法律规定、合同主体资格合法，并具备履约能力，合同内容和招标文件内容一致。二是审核合同条款是否严谨，重点围绕服务商条款内有关合同价款、支付条件等诸多内容和招标、议标结果的一致性进行审核，以及关注预留保证金的合理性、违约责任与解决手段的有效性等。三是审核后勤服务社会化合同资料，包括招投标文件以及中标通知书等，必须保证合同文本的规范性、内容的真实性、表述的严谨性，从而有效降低签订合同的风险性。四是检查中标服务方在投标时是否作出优于招标参数要求的相关承诺，将其补充写入合同。

在执行合同的阶段，为了确保后勤服务社会化合同能够有效履行，医院后勤管理部门需要代表医院依照服务合同，认真履行对后勤服务方的监督管理职能并履行相应的义务。主要包括：按照医院内部规定和合同条款对后勤社会化服务项目实行合同管理、质量监督、考核和评估；代表医院协调好与服务方之间的关系；按合同约定及时拨付后勤服务管理费用；当出现争议或合同内容需要补充时，后勤管理部门要及时和服务方沟通、协商，共同寻找解决方案。

在后勤服务合同履行期间，后勤部门应重点关注如下方面。

1. 定期检查考核服务企业的履约情况

合同履行期间，医院后勤管理部门（科室）需对服务企业进行检查和考核，确认服务流程与服务质量是否存在与服务合同不符之处，针对发现的问题及时通知服务企业进行整改，针对出现的重大违约行为要及时提出处理建议（包括终止合同）。

2. 自觉履行合同约定的义务

后勤社会化服务合同中关于医院的义务，除了按时向服务企业支付服务费用外，一般还包括为服务企业提供一定面积的办公空间、为服务企业人员进入医院管控区域工作办理许可证件等，医院后勤管理人员应自觉履行合同约定的医院的业务，为服务企业正常开展服务创造必要的条件。

3. 严格服务费用支付管理

医院后勤社会化服务项目通常合同约定的服务周期较长，费用支付通常涉及预付款和进度款的支付，以及尾款结算和保证金的退还等管控工作。合同执行部门必须严格按照合同约定的支付形式、比例和时间节点、支付条件等进行适时支付，尤其应免出现服务款超进度以及超比例支付等问题出现。

4. 合同终结管理

在双方履行完后勤社会化服务合同约定的义务后，除应按照合同约定办理结算外，还需对提供给服务企业在合同有效期内使用的建筑物及设备设施进行全面检查，如因服务商原因导致相应不动产以及设备设施损坏的，应要求服务商按照合同约定承担赔偿责任。

医院后勤部门应该选用责任心强、有专业背景的合同管理人员，并定期开展培训。培训的广度和深度都应与时俱进，传授先进的合同管理理念，以适应市场经济的发展和后勤社会化的趋势。同时应结合医院后勤管理的特点，加强对合同管理人员的业务培训，管理人员应掌握法律知识、谈判技巧、合同管理知识以及一些管理软件的操作，才能熟练处理合同管理中的问题，主动有依据的维护医院的权利，并不损害后勤服务商的合法权益。必要时，可以请法律专家进行案例教学，从而全面提升合同管理人员的素质。

合同管理人员的经验交流必不可少，各大型医院的合同管理办法各不相同、各有所长，可以组织交流会和探讨会，让优秀的医院后勤合同管理人员介绍其特色和经验，促进相互学习，同时能够讨论疑难问题，解决方案供各医院参考。

合同管理信息化是合同管理发展的总体趋势。以现代通信、网络、数据库技术为基础，从准备、起草、签署、履行等相关的环节入手，建立完善的信息化管理制度，将合同各要素汇总至数据库，将信息资源提供给各层次的管理人员，从而及时的掌握合同的审核、修订等情况，既可以提高管理合同的效率，避免出现差错，也可以对合同风险进行事前预警、事中预警（如超额支付进度款、超合同预算等）、时间线管理等，还能促进医院实现无纸化办公，促进医院节能减排。

合同管理信息化还有利于简化管理流程和保密工作，医院后勤部门可设置对应的模块，通过将合同管理制度和流程固化于信息系统中，建立合同范本库；设立合同审核会签模块、合同履行模块、合同执行监管模块、合同结算模块、合同变更模块等，流程自动流转；能够对医院整体的预算管理、招投标管理、合同管理实现动态跟踪，实时提供历史数据；可有效掌握合同进展程度；合同审批和执行过程中的人员交接与变更均能留下电子记录，提高合同审批的透明度和合同履行的规范性等。

合同的信息化管理可作为医院后勤信息化建设的一部分，促进医院后勤工作效率的提升，避免拖沓等人为因素产生的负面影响。